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雇用契約書や覚書を変更したいとき、どうすればいいのか

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2019年07月10日
  • 一般企業法務
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  • 覚書
雇用契約書や覚書を変更したいとき、どうすればいいのか

平成28年の大阪労働局における総合労働件数は、東京についで2番目に多い件数となっています。相談の中には労働条件の引き下げも入ってきており、雇用契約や覚書の見直しにより、社員の労働条件を引き下げるようなことがあれば、労働者から労働関係の公的機関に企業が訴えられる可能性もあるでしょう。

それでも会社の今後のことを考えれば、雇用契約書や覚書の変更をしたいと思う場合にどうしたらいいかを、ベリーベスト法律事務所 堺オフィスの弁護士が解説します。

1、雇用契約書など雇用条件を変更するときに必要な書類は?

雇用契約書は労働基準法第15条により定められた、労働条件を文書にて交付するという定めによって作成されるものです。雇用契約書に記載された雇用条件で契約は成立しているので、これを変更しようとすると、原則として労働者の合意が必要となり、大変手間のかかることになります。

特に所定労働時間の変更や固定残業代の定めなどのように労働者側にとって不利な条件を提示すると、労働者は反発することもあるでしょう。そのような雇用条件の変更に伴い必要となる書類について解説します。

  1. (1)雇用条件の変更の際に作成される覚書とは?

    雇用契約書を変更するときには、覚書(おぼえがき)というものを作る場合もあります。

    「覚書」は契約書の補助的なものとして作成される場合がほとんどでしょう。お互いに合意した事項について文書にて明らかにするものです。すでに存在する雇用契約書の補足や変更を記載する場合や、正式な雇用契約書作成前に合意事項を文書化したものをいいます。

    「覚書」と記された書類であっても、雇用契約書とみなされる場合もあるほど、重要な書類となります。

  2. (2)覚書と契約書との違いは?

    前述のとおり、覚書と雇用契約書との違いは、「あくまで覚書は雇用契約書の補助的な役割である」といえるでしょう。

    しかし、雇用契約書の補助的位置づけであるものの、契約書であることには変わりありません。覚書という表題であったとしても、雇用契約書にもなりえます。

    では、どうして覚書として契約を交わすかというと、最初から雇用契約書を作成し直すとなれば、これまでと変わらない部分まで改めて雇用契約書全体の内容を当事者間で確認し合わなければならないためです。

    また、雇用契約書全体の中で、どこが変更されたかが確認不足のままに、合意の意味で署名捺印(なついん)すると、契約書全体について法的拘束力が生じてしまいます。後になって「あ、ここも変更されていた」となっても、気づかなかった側が悪いということになりかねません。そのため、変更事項がわかりやすいようにと、雇用契約書の元の内容は変更せずに、別に変更事項が一目でわかる覚書が利用されているわけです。

    また、もっとソフトな理由として、改めて雇用契約書とするよりも、覚書とした方が呼び方もやわらかいので、労働者側の心理的な抵抗感が少なくて済むということもあげられるかもしれません。

2、雇用契約書の雇用条件変更に必要な手順

雇用契約書はとても重要な書類です。その雇用契約書記載の雇用条件を変更しようとすれば、それなりの手順を踏まなければ難しいでしょう。では、雇用契約書の雇用条件変更について、覚書の利用の仕方も含めて、解説します。

  1. (1)雇用契約書でも覚書でも双方の合意で法的拘束力が発生する

    前述のとおり、たとえ「覚書」であっても、当事者双方の合意事項が書面にされ、当事者両方の署名捺印がされていれば、契約書と同様の扱いとなります。そのため、なにかトラブルがあったとしても、「覚書だから、雇用契約書とは違う」と主張しても認められないでしょう。

  2. (2)雇用契約書の変更で覚書を作成する方法

    覚書には公的機関が発行する正式な書式があるわけではありません。そのため、要所を押さえておけば、それが覚書と認められるでしょう。

    覚書の作成手順は以下のとおりです。
    ①まずはタイトルにあたるところには、「覚書」としておくといいでしょう。今回は雇用契約書に関することなので、で「雇用契約書に関する覚書」でもよいかもしれません。

    ②次に前文として、簡単な契約内容要約と、「甲乙」をどちらかが名乗るのかを記載します。

    ③そして、いよいよ本文です。ここには合意内容を具体的に記載してください。

    ④文書の締めとして、この覚書の部数や誰が所持しているのかを記載するといいでしょう。合意したことを確認する文言や、後付的内容もここになります。

    ⑤最後に作成日と当事者両名の署名と捺印がされて、完成です。

    現在、インターネット検索をかければ、覚書の書き方でも具体的な様式のテンプレートが掲載されています。それらを参考にして作成することもひとつの手ではありますが、各社の状況によっては思うものが作成できないこともあります。後々トラブルになることは避けたいとお考えであれば、弁護士に相談して作成することをおすすめします。

  3. (3)雇用契約書の変更のために覚書を作成するときの注意点

    雇用契約書上の労働条件の変更を覚書で合意するときには、覚書の作成日付を記載することを忘れないようにしてください。日付がなければ、旧契約の期間が不明となるためです。日付があれば、その前までは変更前の労働条件に準じ、日付からは変更後の労働条件に準ずるとわかります。しかし、日付がない場合は、署名捺印をした時点からが労働条件が変更されたという取り扱いになるでしょう。

    また、覚書に記載した箇所以外に労働条件の内容に変更がないことも添えておくようにしてください。

3、覚書で変更した労働条件をさらに変更したいときは?

それでは、かつて雇用契約書で合意した労働条件とは別に覚書を交わしたものの、さらに変更したいというときには、どうすればいいのでしょう。

その際も、変更・修正を行う覚書を作成することになります。最初に覚書を作成した場合と同じ要領で、覚書の作成日と変更される雇用契約書の内容を記載し、お互いの合意があったという証明のために署名捺印をしてください。

4、雇用契約書の変更時に作成した覚書にも法的効力はあるのか?

雇用契約書の変更時に作成した覚書は、原則的には雇用契約書の補助的役割を担うことになります。では、法的拘束力は雇用契約書と同じようにあるのでしょうか。

  1. (1)法的拘束力があるケースとないケース

    法的拘束力が認められるためには、まず使用者と労働者で合意が成立したかどうか、つまり、署名捺印を双方がしているかどうかによると考えられます。もし、雇用主側だけの署名捺印のみで相手に渡しており、そこに署名捺印がなければ合意が成立したと認められない可能性が高くなります。署名捺印があって初めて法的な権利義務が生じるのです。

    署名捺印がなければ法的拘束力はなく、ただのメモ書きと同じ捉え方になってしまう可能性があります。万が一、トラブルが起きて訴えられたときに、証拠として提出したとしても、裁判や調停でその法的拘束力が認められる可能性が低くなると考えられます。

  2. (2)万一に備えるなら弁護士に依頼を

    労働条件の変更に覚書を作成した場合、署名捺印さえあれば法的拘束力に疑義は生じないというわけではありません。内容的に問題があれば、認められないケースがあります。また、「署名捺印のときの説明がわかりにくくて、理解できていなかった」と主張されてしまう可能性も否定できません。

    そこで、「覚書を書いたけれど、法律の専門家ではないので法的拘束力があるか不安だ」と感じているときは、弁護士に見直してもらうことをおすすめします。

    弁護士の目を通すメリットとしては、基本的に法律の規定に違反していないかを見直すだけでなく、あなたの会社に不利な内容になっていないかをチェックできるところにあります。あいまいな書き方をしていて、「これは後で解釈に疑義が生じる」というような文言など、あなたが気づかないような穴を見つけ、それを塞ぐ校正を入れることができます。したがって、リスクの少ない覚書が作成できるということです。

    労働問題の裁判経験があるような弁護士であれば、どこに穴があるかも指摘することが可能です。雇用契約書は非常に重要な書類です。心配な場合は事前に相談しておいたほうがよいでしょう。雇用契約書と同じく、就業規則なども同じように弁護士のチェックを通したほうが安全といえます。

5、まとめ

今回は雇用契約書の変更を覚書でするときの注意点などを解説しました。

基本的に署名捺印(労使双方)をした覚書は雇用契約書として機能することが、ご理解いただけたかと思います。昨今の労働状況をみれば、今後も雇用契約書の補足や修正を迫られることもあるでしょう。そのようなとき、まずは、ベリーベスト法律事務所 堺オフィスで相談してください。リスクを最小限に抑えるためのアドバイスを行います。

人材は事業を運営する上で欠かせない財産である一方、場合によってはトラブルを生む事態を招くことがあります。万が一に備え、すぐ相談できる顧問弁護士がいれば安心して事業を営むことができるのではないでしょうか。ベリーベスト法律事務所では顧問弁護士サービスも取り扱っております。まずはお気軽にお問い合わせください。

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